مدیریت هنر انجام دادن امور به وسیله ی دیگران به منظور رسیدن به اهداف سازمانی است. به طور کلی وظایف مدیران عبارتند از: برنامه ریزی، سازمان دهی،کنترل و نظارت، هدایت،انگیزش، ارتباط و تصمیم گیری.
در این میان نقش مهارت های ارتباطی به صورت آشکار و مستقیم در بعد ارتباط، و به صورت غیر مستقیم در وظایف دیگر نهفته است، زیرا برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت، هدایت و انگیزش و تصمیم گیری نیز هر یک در چهارچوب یک فرآیند ارتباطی و انسانی تحقق می یابند.
الگوی مهارت های ارتباطی در یک مدیر موفق:
در عین حال، در یک الگوی نظری سلسله مراتبی درباره نقش پنهان و پیدا مهارت های ارتباطی در یک مدیریت موفق، می توان به نکاتی که گفته می شود توجه کرد: نقش مهارت های ارتباطی، از تصمیم گیری آغاز می شود، با برنامه ریزی و سازمان دهی ادامه می یابد و به کنترل و نظارت ، هدایت و انگیزش، و در نهایت ارتباط می انجامد. اما در یک الگوی عملی، همه وظایف مدیریتی ماهیتی در هم تنیده دارند و مهارت های ارتباطی در بطن همه ی آنها نهفته است.
چند درصد از وقت یک مدیر صرف برقراری ارتباط می شود؟
یافته های پژوهشی و تجربه ی روزمره ی هر یک از ما گواهی می دهد بخش عمده ای (هشتاد درصد) از وقت مدیران صرف برقراری ارتباط با دیگران می شود از این رو، بدیهی است شیوه های مدیر در برقراری ارتباط با کارکنان، همکاران، مقامات بالاتر، و منابع برون سازمانی نقشی تعیین کننده در عملکرد وی دارد. تغییرات فن آوری فرهنگی، و آموزشی در جوامع امروز، منجر به دگرگونی تصویر قالبی مدیر از یک رهبر مستبد و خشن به فردی حساس به احساسات و افکار دیگران، و مجهز به مهارت های ارتباطی شده است که به اهمیت شناخت عواملی که رفتار انسانی را تحت تاثیر قرار می دهند، آگاه است.
یکی از راه های ارتقاء مهارت ارتباط با نیروی انسانی، مهارت مذاکره است. مذاکره را هنر حل مساله تضاد منافع طرفین گفته اند. مدیر موفق تکنیکها و خطاهای مذاکره را به خوبی میشناسد و با استفاده از مذاکره ی کارآمد بیشترین منافع را برای سازمان خود رقم میزند. برای ثبت نام در دوره مذاکره کلیک کنید.
مدیریت یا رهبری یک گروه مستلزم دو چیز است: اقتدار و اطلاعات.
یک مدیر چه شناختی از اعضای گروه خود باید داشته باشد؟
مدیر به منظور کسب اطلاعات باید دیدگاه ها، افکار و احساسات اعضای گروه خود را بشناسد، و برای شناخت آنها باید به اعضای گروه خود نزدیک شود. لازمه ی نزدیک شدن نیز برقراری رابطه ای صمیمانه و محترمانه است. اما این صمیمیت و احترام باید با توانایی حفظ اقتدار و رعایت رابطه رییس و مرئوس همراه باشد. برای خیلی از افراد مشکل است هم اقتدار داشته باشند و دستور بدهند، و هم به دیگران احترام بگذارند و با آنها صمیمی باشند. در حالی که، برقراری ارتباط صمیمی و محترمانه در بلند مدت اقتدار مدیر را نیز کم رنگ می سازد.
هنر یک مدیر چیست؟
بر همین اساس و با توجه به اهمیت ارتباط در مدیریت، می توان قاطعیت در مدیریت منابع انسانی در هنر ترکیب اقتدار و صراحت با صمیمیت و احترام تعریف کرد. کسی می تواند در آن واحد هم اقتدار داشته باشد و هم با کارکنانش صمیمی باشد، بیش از کسی که چنین هنری ندارد در مدیریت موفق است. مدیری که می تواند با صمیمیت، دلسوزی، و احترام کارمند خاطی خود را تنبیه کند، مدیری است که به هنر ترکیب اقتدار و صمیمیت آشناست. چنین مدیری می داند چطور بدون اینکه اقتدار خود را از دست بدهد به کارکنان خود نزدیک شود، به آنها احترام بگذارد و رابطه ای صمیمی برقرار کند. در واقع مدیران قاطع در حین ارتباط با کارکنان واژگان گفتاری خود را به گونه ای انتخاب می کنند که هم مصداق صمیمیت و احترام باشد و هم اقتدار و صراحت را نشان دهد.دوست بودن و دستور دادن، این هنری است که مدیر باید بیاموزد.
آیا خشم نشانه اقتدار مدیر است؟
قبل از پرداختن به این موضوع نخست درباره اهمیت مدیریت خشم صحبت کنیم.
آخرین باری که خشمگین شدید رو یادتون میاد؟!
"خشم یکی از احساسات طبیعی انسان هاست، یک هیجان طبیعیه که هر انسانی اون رو تجربه می کنه"
خوب اگر خشم یک احساس طبیعیه، پس چرا مدیریت خشم انقدر مهمه؟؟؟
خشم به خودی خود نه خوب است نه بد، بلکه شیوه ابراز خشم مهم است.
"پس اینکه ما چه عکس العملی در زمان خشمگین شدن داشته باشیم مهمه. ما قرار نیست خشم رو که کاملا طبیعی هم هست سرکوب کنیم، بلکه میخوایم با مدیریت صحیح این هیجان جلوی آسیب های احتمالی رو بگیریم!"
چه آسیبی؟؟!
اگر خشم به درستی مدیریت نشود ممکن است:
1 باعث آسیب های مخرب بر سلامت جسمی و روانی افراد شود
2 پیامدهای منفی بر روابطه افراد داشته باشد
3 باعث دور شدن افراد از اهداف ارزشمند زندگی شود
چه زمان هایی خشمگین می شویم؟
🔸 وقتی که کسی مانع انجام کار های ما می شود
🔸 ناامیدی و خستگی زیاد (حتی در برخورد با غیر انسان، مثل تلفن همراهی که مدام خراب می شود)
🔸 ضعف در مهارت ها، فراموشی موارد ساده و ...
🔸 مورد توهین، تمسخر، تهمت و ... واقع شدن
🔸 طرد شدن
🔸 خدشه دار شدن اعتماد
🔸 استرس های مداوم
🔸 و ...
🔴 یکی از مهارت های مهم در مذاکره، مدیریت خشم می باشد. زیرا هدف هر مذاکره ای رسیدن به منافع با ارزش است که تنها یک اشتباه کوچک ممکن است نتیجه یک مذاکره طولانی را برباد دهد.
🔵 استرس های طولانی می تواند یکی از علل بروز خشم باشد. شاید نیاز باشد علاوه بر مدیریت خشم، مدیریت استرس هم به سبد یادگیری مهارت هایمان اضافه کنیم.
چگونه می توان در عمل، اقتدار و صراحت را با صمیمیت و احترام ترکیب کرد؟ برای تحقق این امر باید نخست به این واقعیت توجه کرد که اقتدار و خشم با هم همخوانی دارند. ما به طور طبیعی تصور میکنیم اهرم افزایش اقتدار،خشمگین شدن است. این امر از واکنش های فطری ما در جنگ و گریز ناشی می شود. خشم، ابزاری برای افزایش اقتدار است. به عبارتی دیگر، خشم وسیله ای است تا حق خود را بگیریم.
رفتار یک مدیر با نیروی انسانی خود در هنگام بروز خطا به چه شکل باشد؟
نخستین امری که باید در هنر ترکیب اقتدار و صراحت با صمیمیت و احترام آموخت، قطع کردن همراهی اقتدار و خشم است.از این رو، مدیر باید اقتدار و صراحت را در فضایی خشن و توام با بی حرمتی را نشان ندهد. نشان دادن اقتدار در خیلی از مواقع ممکن است برای زیردست ناخوشایند باشد. به عنوان مثال تنبیه شدن یک فرآیند دردناک است و همین فرآیند دردناک منجر به احساس کینه نسبت به تنبیه کننده می شود و همین کینه می تواند زمینه تخریب در سازمان و ارتباط نامناسب با مدیر تنبیه کننده را فراهم سازد. اما اگر کارمند یا کارگر در فضایی صمیمی و محترمانه تنبیه شود چه رخ دهد؟ بدیهی است فرد از تنبیه عصبانی می شود، اما چون منبع تنبیه به طور صمیمی و محترمانه ای از اقتدار خود استفاده می کند، مدتی از تنبیه می گذرد، توجهی جهت عصبانیت خود از تنبیه کننده نمی یابد. از این رو، اثربخشی تنبیه در جهت اصلاح رفتار وی بیشتر و احتمال بروز مشکلات ارتباطی با تنبیه کننده کمتر می شود.
جمع بندی مطالب
جهت تحقق ترکیب اقتدار و صراحت با صمیمیت و احترام باید اقتدار، صراحت، صمیمیت و احترام را هر یک به عنوان جریان های متمایزی در نظر گرفت که در کانال های ارتباطی زبان بدن، لحن، زبان گفتار قرار می گیرد. اگر فرد در هنگام ارتباط با زیر دستان، به نحو منعطف و متناسبی از چهار جریان یاد شده در سه کانال ارتباطی استفاده کند، اقتدار و صراحت با صمیمیت و احترام به نحو همزمان و خلاقانه ای ترکیب خواهند شد. در این حالت، اگر محتوای گفتار شما منعکس کننده ی اقتدار است، زبان لحن و بدن شما باید منعکس کننده ی صمیمیت باشد. اگر زبان گفتار شما صمیمیت را در خود جای داده است، زبان لحن و بدن شما باید منعکس کننده اقتدار و صراحت باشد. بدین شکل شما می توانید اقتدار و صراحت را با صمیمیت و احترام به شکلی همزمان در روابط نشان دهید و از این طریق اعتبار شخصی خود را به عنوان مدیر در میان زیردستتان ارتقا دهید.
رفتار انسان، مولود طرز تفکر و نگرش و باورهای او است. به سخن دیگر، تفکر مقدم بر عمل است، بنابراین پیش از قضاوت در مورد اعمال و رفتار، بایستی به منبع تغذیه آن یعنی نوع تفکر پرداخت. زیرا انسان همان گونه که میاندیشد، رفتار میکند و بدیهی است که اگر فکر، بدون انسجام و مبتنی بر توهم و خیال باشد، عمل نیز ناهنجار، فاقد کارآمدی خواهد بود؛ از مهمترین دانشهایی که یک مدیر متفکر باید بیاموزد تفکر سیستمی است. تفکر سیستمی مدیر را قادر میسازد تا با نگاه کل نگرانه سازمان خود را به مثابه ی یک سیستم ببیند تا نقش هر جز از این سیستم در کارآمدی سیستم مشخص شود. برای هر مدیر لازم است با مقولهی تفکر سیستمی آشنا شود تا با اسیر شدن در جزییات کل سازمان را از دست ندهد و بتواند ارتباطات و تعامل سازمان خود را با دیگر سازمانها برقرار کند. برای ثبت نام دوره ی تفکر سیستمی به لینک مراجعه کنید
منبع: سبک ها و مهارت های ارتباطی (نیما قربانی)
نویسنده: پوریا گرجی کارشناس دپارتمان مهندسی صنایع موسسه پارس پژوهان
