تفاوت‌های کلیدی پریماورا Primavera و اکسل Excel در مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی، کنترل و مدیریت پروژه، مهارتی است که هر مدیری باید به آن مسلط باشد. در مقاله مقایسه نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به این نکته اشاره شد که برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب، باید اهداف و ابعاد پروژه را در نظر گرفت و نرم‌افزاری را انتخاب نمود که بتواند نیازهای پروژه مد نظر را پاسخ دهد. در این مقاله به بررسی تخصصی‌تر و مقایسه کاربرد نرم‌افزارهای پریماورا و اکسل در مدیریت پروژه می‌پردازیم.

کاربرد اکسل (Excel) در مدیریت پروژه

اکسل نرم‌افزاری با ابزارهای متنوع و قابلیت‌های گسترده است. در واقع اکسل همیشه می‌تواند راهکار بهینه‌تری برای مسائل مختلف به کاربر ارائه دهد. برای مثال همان‌طور که در مقاله آموزش اکسل برای تحلیل‌های مهندسی صنایع مطالعه کردید، می‌توان پروژه تحلیل ایستگاه‌های کاری با داده‌های زمان‌سنجی را با ابزارهایی مانند جدول زمانی، نمودار گانت و Pivot Table انجام داد.

بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند برای انجام کارهای خود از اکسل استفاده کنند. اگرچه اکسل به‌‌صورت تخصصی برای مدیریت پروژه طراحی نشده، اما با قابلیت‌هایی که دارد می‌تواند به خیلی از نیازهای این حوزه پاسخ دهد. عاملی که باعث شده اکسل در مدیریت پروژه نیز استفاده شود، تنها معروف بودن یا دسترسی راحت به آن نیست، بلکه توانایی آن برای مدیریت آسان پروژه‌ها بدون پیچیدگی و هزینه‌های زیاد است.

ابزارهای اکسل توانایی پاسخ‌دهی به پروژه‌های کوچک تا متوسط را دارند. این نرم‌افزار علاوه بر محاسبه، سازمان‌دهی و تحلیل داده‌ها، قادر به مصورسازی آن‌ها نیز می‌باشد. مصورسازی داده (Data Visualization) مجموعه‌ای از روش‌هاست که فرایند تحلیل داده را آسان‌تر و بهینه‌تر می‌کند. در دوره آموزش اکسل (EXCEL) مقدماتی و دوره آموزش اکسل (EXCEL) پیشرفته نحوه استفاده کاربردی از این رویکرد آموزش داده می‌شود.

در مدیریت پروژه، نوع ارتباط و همکاری می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست پروژه را تعیین کند. بنابراین در نظر گرفتن عوامل بصری در مدیریت پروژه یک موضوع مهم است. زیرا این قابلیت اکسل، می‌تواند تحلیل‌ها و گزارشات داده‌محور را با روش‌های مصورسازی داده ادغام کند.

مصورسازی داده‌ به مدیران پروژه کمک می‌کند تا وضعیت مراحل مختلف پروژه، ردیابی آن‌ها و مدیریت ریسک را به‌صورت لحظه‌ای مدیریت کنند. هدف نهایی این رویکرد، فراهم کردن زمینه برای تصمیم‌گیری آگاهانه، داده‌محور و دور از پیچیدگی‌های گیج‌کننده است که سبب بهبود کیفیت تصمیمات می‌شود. مصورسازی داده نه تنها در مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ها، بلکه در ارتقای بهره‌وری زندگی روزمره نیز کاربرد دارد. در سایت Betterup می‌توانید تکنیک‌هایی در این رابطه را بیاموزید.

در اکسل برای مصورسازی داده‌ها علاوه بر نمودارهای رایج، از ابزارهای دیگری نیز می‌توان استفاده کرد. برای مثال:

• نمودار گانت (Gantt Chart): مناسب برای مقایسه برنامه زمان‌بندی شده و فعالیت‌های انجام شده
• خط زمانی (Timeline): مناسب برای ردیابی زمانی فعالیت‌ها
• نقشه راه استراتژیک (Strategic Roadmap): مناسب برای نمایش تصویر کلی پروژه
• نمودار شنا (Swimlane Diagram): مناسب برای رسم جریان فرآیند پروژه

آیا اکسل برای مدیریت پروژه‌های بزرگ نیز مناسب است؟

اکسل برای پروژه‌های کوچک و متوسط گزینه خوبی است، اما اگر پروژه شما شامل ابعاد پیچیده است یا اینکه بر روی چند پروژه مرتبط با یکدیگر کار می‌کنید، احتمالا اکسل برای شما مناسب نیست. به دلایل زیر:

• زمان‌بر شدن پردازش داده‌ها: یافتن و به‌روز رسانی حجم زیادی از داده در اکسل وقت زیادی از شما می‌گیرد.
• مشکلات محاسبه داده‌ها: اگر پروژه شما شامل حجم زیادی از داده‌های پیچیده است، اکسل ظرفیت پردازش و محاسبه آن‌ها را نخواهد داشت. بنابراین، احتمال خطا در این عملیات بالاست که می‌تواند تاثیرات مخربی بر پروژه داشته باشد.
• قابلیت‌های محدود اکسل: پروژه‌های بزرگ نیازمند ردیابی زمان و هزینه، داشبوردها و گزارشات پیشرفته هستند که اکسل نمی‌تواند به آن‌ها پاسخ دهد.
• ظرفیت بصری محدود: تولید گزارشات مخصوص برای اعضای تیم و همچنین ذینفعان برای پروژه‌های بزرگ ضروری است. بنابراین به روش‌های مصورسازی پیشرفته نیاز داریم که اکسل فاقد آن است.

آیا اکسل دارای قالب آماده مدیریت پروژه است؟

بله، اکسل دارای چندین قالب آماده مدیریت پروژه می‌باشد. شما می‌توانید به قسمت File و سپس New بروید و در قسمت جستجو این عبارت را تایپ کنید: Project Plan. اکنون می‌توانید قالب مورد نیاز خود را انتخاب و آن را برای پروژه خود شخصی‌سازی کنید.

کاربرد پریماورا (Primavera) در مدیریت پروژه

نرم‌‌افزار Primavera که توسط شرکت Oracle توسعه یافته، یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت پروژه در سطح حرفه‌ای است. این نرم‌افزار برای پروژه‌های بزرگ، پیچیده و چند بعدی طراحی شده و قابلیت مدیریت فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها و روابط منطقی بین فعالیت‌ها را دارد. از ویژگی‌های کلیدی Primavera می‌توان به نمودار گانت پیشرفته، ساختار شکست کار، تحلیل مسیر بحرانی (CPM)، تخصیص و تراز منابع، برنامه‌ریزی سناریوهای مختلف و مدیریت ریسک اشاره کرد. هر کدام از این قابلیت‌ها در دوره آموزش مدیریت پروژه با Primavera به تفصیل بیان خواهند شد.

نرم‌‌افزار پریماورا برای مدیریت پروژه‌های بزرگ مقیاس، پیچیده و چند وجهی کاربرد دارد. این نرم‌افزار توانایی مدیریت پروژه‌هایی که تعداد فعالیت‌های موجود در آن‌ها به 100 هزار می‌رسد را دارد. مدیریت پروژه‌های بزرگ مستلزم ابزارهایی انعطاف‌پذیر هستند که بتوانند داده‌های انبوه را سازمان‌دهی و مرتب‌سازی کنند. این ابزارها در نرم‌افزار Primavera موجود هستند. بنابراین جای تعجب نیست که شرکت‌هایی مانند NASA، HDR و Siemens از این نرم‌افزار برای مدیریت پروژ‌ه‌های خود استفاده کنند.

اکنون توجه شما را با برخی قابلیت‌های کاربردی نرم‌افزار Primavera جلب می‌کنیم:

• نرم‌افزار پریماورا دارای ظرفیت قدرتمندی برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و مدیریت فعالیت‌ها به شکلی دقیق و کارا است. همچنین به مدیران امکان آن را می‌دهد که فرآیند تخصیص منابع را بهینه انجام دهند.
• این نرم‌افزار می‌تواند ارتباط و همکاری بین تیم‌های مشغول در پروژه را تسهیل کرده و وضعیت کنونی پروژه را به آن‌ها نمایش دهد.
• با سایر نرم‌افزارهای شرکت Oracle مانند سیستم‌های SAP و ERP ادغام شود و انتقال سریع و آسان داده‌ها بین آن‌ها را انجام دهد.
• امکان مدیریت ریسک را برای مدیران پروژه فراهم می‌کند. بنابراین آن‌ها می‌توانند ریسک‌های احتمالی را شناسایی و روش مناسب مدیریت ریسک را انتخاب نمایند.

نرم افزار Primavera شامل چه نسخه‌هایی می‌شود؟

این نرم‌افزار دارای 3 نسخه اصلی است که بر اساس نیاز خود، می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب نمایید.

• Professional Project Management: این نسخه یک برنامه دسکتاپ است و افراد می‌توانند آن را روی سیستم خود نصب و استفاده کنند.
• Enterprise Project Portfolio Management (EPPM): این نسخه برای مدیریت پروژه، یک سرور جامع ارائه می‌دهد و برای پروژه‌های چندگانه و مرتبط با یکدیگر کاربرد دارد.
• Cloud Service: این نسخه یک سرویس ابری را برای مدیریت پروژه ارائه می‌دهد تا کاربران بتوانند از مزایای رایانش ابری مانند دسترس‌پذیری و مقیاس‌پذیری بهره‌مند شوند.

مقایسه جامع اکسل (Excel) و پریماورا (Primavera) 

اکنون که هر کدام از این نرم‌افزارها را بررسی کردیم، باید مقایسه‌ای جامع و منسجم بین آن‌ها داشته باشیم تا بتوانیم نرم‌افزار مورد نیاز خود را تعیین نماییم.

جمع‌بندی

در این مقاله به بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های دو نرم‌افزار محبوب اکسل و پریماورا پرداختیم. از آنجایی که معمولا افراد با نقش‌ها، وظایف و سطوح سازمانی مختلف در یک پروژه مشارکت دارند، نحوه مدیریت پروژه و ابزارهای مرتبط می‌توانند تاثیرات قابل توجهی در نتیجه نهایی آن داشته باشند. بنابراین استفاده از روشی سیستماتیک و بهینه یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر است. اگر به یادگیری پروژه‌محور علوم و فنون پر تقاضا در بازار کار و صنعت علاقه دارید، دوره‌های گروه آموزشی پارس پژوهان مکانی ایده‌آل برای شماست.

نویسنده: رضا صفایی، کارشناس مدیریت صنعتی.