مقایسه نرم افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

در مقاله مهندسی صنایع چیست؟ (گرایش‌ها، بازار کار و درآمدها)، علاوه بر بررسی ابعاد مختلف مهندسی صنایع، تا حدودی با موضوع مدیریت پروژه آشنا شدیم. بازار نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، وسیع و پیوسته در حال رشد است. انواع و اقسام نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در دسترس کاربران هستند، اما انتخاب میان آن‌ها با توجه به نیازهای کاربران و قابلیت نرم‌افزارها کار آسانی نیست. برای تصمیم‌گیری صحیح درباره انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب، باید معیارهایی شفاف برای مقایسه آن‌ها تعریف کنیم تا در نهایت بهینه‌ترین خروجی را به دست آوریم. در این مقاله، ابعاد مختلف این انتخاب را بررسی می‌کنیم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیرت پروژه، نرم‌افزاری است که صنایع و کسب و کارها برای ردیابی وظایف، مدیریت زمان و مدیریت بودجه از آن استفاده می‌کنند. این پلتفرم به مدیران این امکان را می‌دهد که منابع را تخصیص دهند، پروژه را مرحله‌بندی کنند و هدف زمانی برای انجام کارها تعیین نمایند.

با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه، کارکنان امکان دسترسی به یک پورتال مرکزی برای دریافت اطلاعات و چک کردن وضعیت عملیات‌ها را دارند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ابزارهایی عالی برای متمرکز کردن اعضای تیم بر اهداف بلندمدت و مدیریت موثر اهداف کوتاه‌ مدت هستند. این نرم‌افزارها باعث بهبود قابل توجه بهره‌وری و تخصیص بهینه منابع می‌شوند.

تحت چه شرایطی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه‌هایی طراحی شده‌اند که نیازمند کار تیمی و زمان‌بندی هستند. به همین دلیل برای انجام کارهای متداول و روتین توصیه نمی‌شوند. برای اینکه تعیین کنید اساسا به این نوع نرم‌افزار نیاز دارید یا نه، این سوالات را از خود بپرسید:

• آبا زمان شروع و پایان مشخصی برای این پروژه تعریف شده است؟
• آیا درک شفافی از اهداف تعیین شده از اجرای پروژه وجود دارد؟
• آیا این پروژه شامل وظایف تکراری است؟
• چه کسانی در اجرای این پروژه مشارکت خواهند داشت؟

معیارهای مقایسه نرم افزارهای مدیریت پروژه

از چه معیارهایی برای مقایسه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

دامنه قابلیت‌ها

مطمئنا، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ قادر به ارائه انواع قابلیت‌ها برای روش‌ها و مدل‌های فرایندی متنوع نیست. بدیهی است که اهداف و ویژگی‌های پروژه‌ها با یکدیگر متفاوت هستند. به همین دلیل تحلیل قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه معیاری کلیدی برای تصمیم‌گیری محسوب می‌شود.

سهولت استفاده

کاربر پسند بودن، داشتن راهنمای تصویری، پیچیدگی استفاده و تجربه کاربری، از جمله ابعاد مهمی هستند که باید آن‌ها را در نظر گرفت.

انعطاف‌پذیری

این سوال را از خود بپرسید: آیا حتی هنگامی که به بخش محدودی از قابلیت‌های نرم‌افزار نیاز دارید، باید هزینه کل آن‌ها را بپردازید؟ آن نرم‌افزار چقدر می‌تواند با فرایندها و نیازهای درون سازمانی شما انطباق پیدا کند؟

امنیت اطلاعات

حفاظت از اطلاعات کاربران و پروژه‌ها، یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر است. باید از حقوق و نقش‌هایی که نرم‌افزار برای کاربران خود قائل است، آگاه باشید.

ارتباط با مشتریان

ارائه خدمات سریع و شخصی‌سازی شده به مشتریان، موجب جلوگیری از بحران‌های غیر قابل پیش‌بینی می‌شود. یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب باید قابلیت پشتیبانی از مشتریان را در مسائل گوناگون داشته باشد.

ادغام با هوش مصنوعی

از سال 2024، تولیدکنندگان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه روش‌های زیادی را با هدف ادغام با هوش مصنوعی پیاده‌سازی کرده‌اند. اگرچه ابزارهای هوش مصنوعی می‌توانند فرایندهای تحلیل یا پیش‌بینی را اتوماتیک کنند، سوال کلیدی که در این زمینه باید پرسیده شود این است: آیا استفاده از هوش مصنوعی در این نرم‌افزار، موجب بهبود تجربه کاربری یا خلق ارزش افزوده واقعی می‌شود؟

بهترین نرم ‌افزاهای مدیریت پروژه

در این بخش، خصوصیات پرکاربردترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را شرح می‌دهیم:

نرم افزار Asana

این نرم‌افزار که مبتنی بر فضای ابری است، سازماندهی و پشتیبانی تیم‌ها را در فرایندهای کاری انجام می‌دهد. از جمله ابزارهای Asana می‌توان به کارت‌های کانبان (Kanban)، خط زمان و تقویم اشاره کرد. این نرم‌افزار همچنین مجهز به ابزارهایی برای مدیریت حجم کار و مدیریت اهداف است. علاوه بر این، امکان مدیریت موازی پروژه‌ها و مدیریت پروژه به روش چابک در این نرم‌افزار وجود دارد. اگر مشتاقید تا با اصول مدیریت چابک بیشتر آشنا شوید، دوره آموزش مدیریت پروژه چابک (agile) پارس پژوهان را از دست ندهید.

از دیگر خصوصیات نرم افزار Asana محیط مرتب و ساده‌سازی شده نرم‌افزار هستند. به همین دلیل است که این نرم‌افزار گزینه‌ای ایده‌آل برای پروژه‌های کوچک و SMEها به شمار می‌رود. همچنین هوش مصنوعی ادغام شده در این نرم‌افزار، به شما در خودکارسازی فرایندها و ارائه توصیه‌های شخصی‌سازی شده کمک می‌کند.

اما Asana شامل محدودیت‌هایی نیز می‌شود. پیشنهاد می‌کنیم در صورتی از این نرم‌افزار استفاده کنید که به ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure)، سلسله مراتب وظایف و تعریف زیر پروژه‌ها نیاز نداشته باشید.

نرم افزار Trello

این نرم‌افزار احتمالا ساده‌ترین نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استفاده کاربران است. نرم‌افزار Trello روی بصری‌سازی پروژه‌ها تمرکز دارد. محیط کاربرپسند این نرم‌افزار نیز یکی دیگر از ویژگی‌های مثبت آن است. اما این نرم‌افزار بیشتر در سازماندهی پروژه‌ها کاربرد دارد و نه مدیریت پروژه‌ها.

 Trello فاقد ساختار شکست کار و نمودار گانت است. همچنین قابلیتی برای زمان‌سنجی، برنامه‌ریزی ظرفیت و ادغام با هوش مصنوعی در آن وجود ندارد. به همین جهت برای پروژه‌هایی که نیاز به مدیریت ساده وظایف دارند، ابزاری کارآمد محسوب می‌شود.

نرم افزار Wrike

این نرم‌افزار یکی از قدیمی‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه محسوب می‌شود که عرضه آن به سال 2006 برمی‌گردد. نرم‌افزار Wrike نسبت به دو نرم‌افزار قبلی، از قابلیت‌های بیشتری برخوردار است. از جمله نمودار گانت، جدول وظایف، ساختار سلسله‌ مراتبی و جستجوی سریع. همچنین این نرم‌افزار مجهز به قابلیت‌های هوش مصنوعی است و امکان مدیریت پیشرفته تیم‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند.

اما نرم‌افزار Wrike از چارچوب اسکرام (Scrum) پشتیبانی نمی‌کند و به همین دلیل می‌توند گزینه نامطلوبی برای پروژه‌هایی که با روش‌های چابک یا هیبریدی مدیریت می‌شوند تلقی شود. پیشنهاد می‌کنیم از سایت scrum.org بازدید نمایید تا با جرئیات این چارچوب کاربردی بیشتر آشنا شوید.

نرم افزار Jira

یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نرم‌افزار Jira است. این نرم‌افزار به دلیل پشتیبانی از اسکرام و قابلیت انعطاف‌پذیری بالا، به گزینه‌ای محبوب میان مدیران تبدیل شده است. اما این نرم‌افزار از نمودار گانت و سختار شکست کار پشتیبانی نمی‌کند و گزینه مطلوبی برای پروژه‌هایی با ساختار سنتی نیست. همچنین پیچیدگی‌هایی نسبت به سایر نرم‌افزارهای این حوزه دارد که ممکن است باعث سردرگمی کاربران مبتدی شود.

نرم افزار MS Project

نرم‌افزار MS Project یکی از پیشرفته‌ترین و جامع‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای تیم‌های حرفه‌ای است. همانطور که در دوره آموزش مدیریت پروژه با MSP آموختیم، این نرم‌افزار ابزارهای قدرتمندی برای برنامه‌ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه‌ها ارائه می‌دهد، از جمله نمودار گانت، مدیریت منابع، مسیر بحرانی، ساختار شکست کار تخصیص هزینه‌ها. MS Project برای مدیران پروژه با تجربه، به‌ ویژه در پروژه‌های مهندسی، عمرانی و فناوری اطلاعات در مقیاس بالا، یک انتخاب تخصصی به حساب می‌آید.

با این حال، استفاده از MS Project معایبی نیز دارد. رابط کاربری پیچیده، نبود دیدگاه‌های نقش‌محور، نبود ابزارهای تعاملی مناسب برای تیم‌ها و وابستگی به مهارت بالا در مدیریت پروژه، آن را برای کاربران مبتدی نامناسب می‌سازد. همچنین، این نرم‌افزار بیشتر مناسب سازمان‌هایی است که پروژه‌هایی با ساختار بسیار رسمی و سطح پیچیدگی بالا دارند.

نرم افزار Primavera

نرم‌افزار Primavera که توسط شرکت Oracle توسعه یافته، یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت پروژه در سطح حرفه‌ای است. این نرم‌افزار برای پروژه‌های بزرگ، پیچیده و چند بعدی طراحی شده و قابلیت مدیریت فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها و روابط منطقی بین فعالیت‌ها را دارد. از ویژگی‌های کلیدی Primavera می‌توان به نمودار گانت پیشرفته، ساختار شکست کار، تحلیل مسیر بحرانی (CPM)، تخصیص و تراز منابع، برنامه‌ریزی سناریوهای مختلف و مدیریت ریسک اشاره کرد. هر کدام از این قابلیت‌ها در دوره آموزش مدیریت پروژه با Primavera به تفصیل بیان خواهند شد.

با وجود قابلیت‌های گسترده، Primavera دارای برخی نقاط ضعف نیز است. اول اینکه رابط کاربری آن پیچیده است و کاربران برای تسلط کامل به آن نیازمند آموزش تخصصی هستند. همچنین، Primavera مناسب پروژه‌های کوچک یا تیم‌های چابک نیست زیرا تمرکز آن بر پروژه‌های ساخت‌ و ساز، زیرساخت، نفت‌ و گاز و مهندسی است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و بلندمدت‌اند.

مقایسه جامع بین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

انتخاب نرم‌افزار مناسب با توجه به معیارهایی که در این مقاله بیان شد و ویژگی‌های نرم‌افزارهای معرفی شده، گام مهمی در موفقیت پروژه‌ها به حساب می‌آید. جدولی که مشاهده می‌کنید شامل مقایسه مختصر و مفیدی از این نرم‌افزارها است.

جمع‌بندی

شناخت کافی از ماهیت و اهداف پروژه‌ها و تحلیل چند بعدی نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تاثیرات مستقیم و قابل توجهی بر اثربخشی و کارایی پروژه‌ها دارند. به همین دلیل مدیران پروژه باید سعی کنند حداکثر هم‌پوشانی را بین نیازهای پروژه و قابلیت‌های نرم‌افزارها ایجاد کنند. حضور در دوره‌های گروه آموزشی پارس پژوهان می‌تواند تضمینی برای یادگیری اصولی مهارت‌های مورد نیاز برای مدیران پروژه باشد تا با ترکیب دانش نظری و عملی، به سوی اجرای پروژه‌های موفقیت‌آمیز گام بردارند.

نویسنده: رضا صفایی، کارشناس مدیریت صنعتی