آموزش کامل MSP برای مدیران پروژه

برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق، نکات زیادی را باید در نظر گرفت. مثلا به هر دو نوع مهارت‌های سخت و نرم باید توجه نمود و آن‌ها را رعایت کرد. همانطور که در مقاله مقایسه نرم افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مطالعه کردید، MSP یکی از نرم‌افزارهای شاخص در زمینه مدیریت پروژه است. اساسا مدیریت پروژه یک فرایند چند وجهی است که شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ردیابی کارها و کنترل می‌شود. نرم‌افزار MSP امکانات خوبی برای هر یک از این مراحل فراهم می‌کند که در ادامه مقاله با آن‌ها آشنا می‌شوید.

معرفی نرم افزار MSP

نرم‌افزارMSP  نخستین بار در سال 1984 منتشر شد. البته نسخه‌ای که در حال حاضر ما از آن استفاده می‌کنیم پیشرفت‌های بسیار بیشتری نسبت به اولین نسخه آن دارد. این نرم افزار ویژگی‌هایی دارد که آن را به گزینه‌ای مطمئن برای مدیران پروژه تبدیل کرده است. می‌توانید سیر تکاملی این نرم‌افزار را در سایت microsoft.com مطالعه نمایید. MSP ابزاری رایج بین مدیران پروژه است چرا که در انواع و اقسام صنایع و کاربرد دارد. طبق گفته متخصصان، علم مدیریت عبارت است از تخصیص بهینه منابع محدود به نیازهای نامحدود. نرم افزار MSP یک نمونه جامع از ابزاری است که برای تحقق این هدف طراحی شده است.

قابلیت‌های نرم افزار MSP

ویژگی‌های متنوع نرم‌افزار MSP و امکانات آن برای انواع مختلف صنایع، باعث شده انتخاب اول بسیاری از مدیران باشد. از جمله ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• قابلیت ایجاد گانت چارت (Gantt chart) برای زمان‌بندی بهینه پروژه‌ها
• قابلیت سطح‌بندی و تخصیص منابع
• قابلیت ردیابی و مدیریت هزینه‌ها
• امکان ساخت گزارش‌های شخصی‌سازی شده و متناسب با نیازها
• قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارهای مایکروسافت

اکنون به توضیح هر کدام از این ویژگی‌ها به همراه مثال کاربردی می‌پردازیم.

قابلیت ایجاد گانت چارت (Gantt chart) برای زمان‌بندی بهینه پروژه‌ها

زمان منبعی ارزشمند و غیر قابل بازگشت است. به همین جهت یکی از الزامات اولیه موفقیت یک پروژه، توجه ویژه به مدیریت بهینه زمان و کمینه سازی زمان بلا استفاده (Idle time) است. گانت چارت ابزاری بسیار مناسب برای دستیابی به این هدف است. شاید با گانت چارت در اکسل کار کرده باشید، در نرم‌افزار MSP نیز این قابلیت کاربرد زیادی دارد.

اکنون سوالی که به ذهن می‌رسد این است: گانت چارت دقیقا چه کاری در نرم‌افزار MSP انجام می‌دهد؟ به طور خلاصه، گانت چارت یک ابزار بصری برای نمایش وظایف، مدت آن‌ها و روابطشان با یکدیگر در قالب خط زمانی است. به عبارت دیگر این ابزار یک تصویر شفاف از توالی کارها، نقاط عطف پروژه (Milestones)، تاریخ شروع و پایان و یک دید جامع از روند تکامل پروژه به شما می‌دهد. 

اولین گام برای ساخت گانت چارت در این نرم‌افزار، آماده کردن یک لیست وظایف بر اساس ترتیب آنهاست. بعد از این گام، باید یک پروژه خالی ایجاد کنید و وظایف را در آن کپی پیست کنید. اما در این مرحله گانت چارت را مشاهده نمی‌کنید. چون تاریخ شروع و پایان وظایف را تعیین نکرده‌اید.

به یاد داشته باشید که اگر وظایفی با یکدیگر مرتبط هستند، باید آن‌ها را گروه‌بندی نمایید. برای تعیین تاریخ شروع و پایان وظایف، روی تب Start کلیک کنید و تاریخ مورد نظر خود را انتخاب کنید. برای تعیین تاریخ پایان نیز می‌توانید همین کار را با کلیک روی تب End انجام دهید یا اینکه مدت زمان آن فعالیت را وارد کنید تا تاریخ پایان آن به صورت خودکار محاسبه شود.

بعد از انجام این مرحله، لازم است تا نقاط عطف را مشخص نمایید. برای انجام این کار، برای فعالیت مورد نظر در تب Duration مقدار صفر را وارد کنید تا نرم‌افزار آن را به عنوان نقطه عطف تعریف کند. روش دیگر این است که در جایی که می‌خواهید نقطه عطف تعریف کنید، یک ردیف وارد نمایید سپس از تب Task گزینه Milestone را فعال کنید. اکنون یک گانت چارت ساده تشکیل داده‌اید. همچنین مراحل ساخت گانت چارت پیشرفته در دوره آموزش مدیریت پروژه با MSP به صورت کاربردی تدریس می‌شود.

قابلیت سطح‌بندی و تخصیص منابع

یکی از قسمت‌های مهم نرم‌افزار MSP تخصیص منابع (Resource allocation) است. بعد از اینکه زمان‌بندی یک پروژه انجام شد، نوبت به تخصیص منابع به فعالیت‌ها می‌رسد. دانستن نحوه تخصیص منایع در MSP به شما کمک می‌کند تا مدیریت بهینه‌ای از ابتدا تا انتهای پروژه اجرا کنید.

نکته مهمی که گاهی اوقات مدیران پروژه به آن توجه کمتری دارند، این است که تخصیص منابع در حین تدوین برنامه زمانی باید در نظر گرفته شود، نه اینکه بعد از برنامه‌ریزی فرایند تخصیص منابع را آغاز کرد. مثلا ممکن است در مرحله زمان‌بندی به این نتیجه برسید که قاب‌بندی دیوارهای داخلی و خارجی ساختمان به صورت همزمان انجام شوند. اما اگر فقط یک نجار در اختیار داشته باشید، این کار ناممکن است.

برای سازمان‌دهی منابع، به تب View و گزینه Resource sheet بروید. 3 نوع منبع می‌توانید تعریف کنید که عبارتند از:

• Work: نشان‌دهنده منابع انسانی و افرادی است که در آن پروژه مشغول فعالیت هستند. در پروژه‌های کوچک، افراد یا تیم‌ها هستند و در پروژه‌های بزرگتر می‌توانند پیمانکاران باشند.
• Material: مواد و ابزاری هستند که در طول پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. 
• Cost: به معنای منابع مالی هستند که برای اهداف مختلف هزینه می‌شوند.

مرحله بعدی، تخصیص منابع به وظایف یا فعالیت‌هاست. بعد از ساخت گانت چارت، باید به هر فعالیت یک یا چند منبع را تخصیص دهیم. بدین منظور به تب Tasks بروید. سپس روی سلول مورد نظر در ستون Resource کلیک نمایید. آنگاه یک لیست شامل منابعی که تعریف کرده‌اید ظاهر خواهد شد و می‌توانید منبع مورد نظر خود را انتخاب کنید.

قابلیت ردیابی و مدیریت هزینه‌ها در نرم افزار MSP

مدیریت هزینه‌ها نقشی بسیار مهم در اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه ایفا می‌کند. نرم افزارMSP  راه حلی جامع را برای ردیابی هزینه‌ها و نظارت بر آن‌ها در طول چرخه عمر پروژه ارائه می‌دهد. تقسیم‌بندی هزینه‌ها به انواع گوناگون آن مانند هزینه‌های مستقیم، غیر مستقیم، ثابت و متغیر، می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را مدیران پروژه فراهم کند. قابلیت‌های نرم‌افزار MSP این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند تا عملکرد مالی را بهینه کنند، پیشبینی‌های دقیق انجام دهند و اوضاع را تحت کنترل بگیرند.

تشکیل یک گزارش مالی جامع که تمام جوانب را پوشش دهد، یکی از مهم‌ترین بخش‌های پروژه است. انواع پروژه‌ها با ماهیت‌های مختلف شامل تحلیل‌های مالی می‌شوند. بنابراین بهینه‌سازی ساختار هزینه‌های پروژه یک گام کلیدی برای اجرای موفق پروژه است. نرم‌افزار MSP ابزارهایی دارد که این فرایند را برای مدیران تسهیل می‌کنند.

برای استفاده کارا از این ویژگی MSP روش‌هایی وجود دارند که به مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم:

• تهیه خلاصه پروژه: با انجام این کار می‌توانید تمام هزینه‌های مرتبط با پروژه را به طور خلاصه استخراج نمایید و دید جامعی از انواع مخارج آن به دست آورید.
• تهیه هزینه هر فعالیت: می‌توانید در گانت چارت، ستون Per used cost را اضافه کنید. این کار هزینه تخصیص یافته به هر فعالیت را نشان می‌دهد و می‌توانید ببینید کدام فعالیت بیشترین هزینه را داشته است.
• تحلیل انحرافات هزینه: از مقایسه مقادیر هزینه برنامه‌ریزی شده و هزینه واقعی برای فعالیت‌ها استفاده کنید تا انحرافات مثبت و منفی را شناسایی کنید.
• استفاده از نمودارها: با استفاده از نمودارها این امکان را دارید که داده‌های مالی را مصورسازی کنید تا درک بهتری از آن‌ها پیدا کنید و آ‌ن‌ها را اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید.

امکان ساخت گزارش‌های شخصی‌سازی شده و متناسب با نیازها

واضح است که ماهیت و اهداف همه پروژه‌ها با یکدیگر یکسان نیستند. آن‌ها می‌توانند بزرگ مقیاس یا کوچک مقیاس باشند، اهداف متنوعی داشته باشند و مرتبط با صنایع مختلف باشند. نرم‌افزار MSP این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا بتوانند متناسب با شرایط خود، گزارش‌های پروژه‌ها به صورت دلخواه درآورند تا حداکثر بازدهی را داشته باشد.

قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارهای مایکروسافت

همانطور که می‌دانید مایکروسافت نرم‌افزارهای متنوع و پرکاربردی را ارائه می‌دهد. شما به راحتی قادر به آن هستید که برای بهره‌وری زمانی و اطلاعاتی، MSP را با دیگر نرم‌افزارها مخصوصا Excel و Teams ادغام کنید تا جریان اطلاعات را بهینه نمایید. این مورد نیز یکی از دلایل مهم پرکاربرد بودن این نرم‌افزار است.

کاربرد نرم‌افزار MSP در صنایع گوناگون

در خیلی از موارد، انتخاب اول مدیران پروژه نرم‌افزار MSP است. برای مثال، بسیاری از تولیدکنندگان کالا (کالاهای مصرفی، سرمایه‌ای و..) برای استفاده بهینه از ظرفیت و منابع سازمان خود، از نرم افزار MSP استفاده می‌کنند. آن‌ها می‌توانند با مدیریت بهینه ورودی‌ها (شامل منابع انسانی، منابع مالی، تجهیزات، مواد اولیه و دانش) ظرفیت تولید خود را با ثابت نگه داشتن منابع، ارتقا دهند.

علاوه بر این، کاربرد این نرم‌افزار در صنایع عمرانی، تاسیسات و انرژی نیز قابل انکار نیست. همانطور که در دوره آموزش مدیریت پروژه با MSP (تاسیسات_انرژی) و دوره آموزش مدیریت پروژه با MSP (مهندسی شیمی) به تفصیل بیان شد، این گونه از صنایع به دلیل گردش مالی بالا، اهمیت بسیار زیادی به بهینه‌سازی پروژه‌ها می‌دهند و نرم‌افزار MSP نیز به دلیل قابلیت‌های فنی پیشرفته، گزینه‌ای بسیار مناسب محسوب می‌شود.

جمع‌بندی

در این مقاله به معرفی،  بررسی ابعاد مختلف نرم‌افزار MSP، و کاربرد آن در صنایع مختلف پرداختیم و تلاش کردیم به شما دید وسیعی در مورد این نرم‌افزار پرطرفدار بدهیم. در دوره‌های گروه آموزشی پارس پژوهان انواع نرم‌افزارهای کاربردی و پر متقاضی در بازار کار آموزش داده شده‌اند. شما می‌توانید با شناخت مفهومی نرم‌افزارهای صنعتی، بهینه‌ترین استفاده را از آن‌ها داشته باشید تا بتوانید اهداف خرد و کلان کسب و کارتان را محقق سازید.

نویسنده: رضا صفایی، کارشناس مدیریت صنعتی