نرم افزار اکسل یا در حالت صحیح تر Microsoft Excel یکی از برنامه های کاربردی است که برای هر فردی فارغ از رشته تحصیلی، حوزه ی تخصصی، موقعیت شغلی و .... آشنایی و مهارت کار با آن از نیازهای اولیه محسوب می شود. این نرم افزار که بعد از ورد (word) معروف ترین عضو خانواده مایکروسافت آفیس (Microsoft Offoce) است، از ابتدا در اولین پکیج نرم افزاری آفیس که در سال 1990 برای ویندوز منتشر شد، در کنار ورد و پاورپوینت حضور داشت. Excel در تعریف ساده، مانند سایر ابزارهای صفحه گسترده، از یک جدول شامل ستون ها و ردیف ها تشکیل شده است که در آن می توان اطلاعات و داده های متنوعی را سازماندهی کرد.
اساس کار
در نگاه اول همه آنچه در اکسل دیده می شود، خانه های به اسم سلول (cell) است که از تقاطع ستون ها و ردیف ها به وجود آمده اند. ستون ها با حروف انگلیسی و ردیف ها با اعداد نام گذاری شده اند، به همین دلیل نام هر سلول از یک حرف که نشان دهنده ی ستون قرارگیری و یک عدد که نشان دهنده ی ردیف قرارگیری است، تشکیل شده است. در واقع کوچکترین جز و مهمترین جز از برنامه، همین سلول ها هستند. همه داده ها و اطلاعات در سلول ها وارد شده و ذخیره می شوند.
.jpg)
توابع
برای کار با داده هایی که در سلول ها وارد و ذخیره شده، که شامل سازمان دهی آنها ، انجام محاسبات، ایجاد داده های جدید و ارتباط سلول ها و صفحات مختلف باهم، به توابعی نیاز داریم که توسط شرکت ماکروسافت تعریف شده اند و به مرور هر ساله افزایش پیدا کرده اند. از نسخه 2010 اکسل بیش از 300 تابع تعریف شده قابل استفاده دارد که در 14 دسته بندی، معرفی شده اند.
.png)
کاربردها
تنوع و تعدد کاربری های excel در حوزه های مختلف علوم، چه شاخه های مهندسی مانند مکانیک، هوافضا،مواد و ... چه شاخه های مدیریتی تا حدی گسترده است که نام بردن و شرح همه آنها در یک نوشتار امکن پذیر نیست. در اینجا به مثال ساده ای از کار در این ابزار اشاره می کنیم که شاید نمونه کوچکی از یک فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است.
برای تصور بهتر، فرض کنید لیستی از دانشجویان یک دانشکده را در اختیار دارید. از طرفی دروس مختلفی در دانشکده ارائه شده است که برای هر کدام چند استاد قابل انتخاب هستند. هر درس توسط تعدادی از دانشجویان به ظرفیت می رسد و با یکی از اساتید برگزار می شود و در نهایت بحث های مالی و تسویه با توجه به شهریه های پرداختی و حق التدریس مدرس ها، انجام می شود. اگر در حالت عادی قصد داشته باشیم به این فرآیند بپردازیم، حتما چندین ساعت زمان صرف خواهد شد و در نهایت با انبوهی از داده هایی مواجه هستید که به یکدیگر وابسته هستند به سختی قابلیت سازمان دهی دارند.
اما حال در نظر بگیرید شما ابزاری مانند نرم افزار اکسل در اختیار داشته باشید، همه این اطلاعات در جدول های متناسب، دسته بندی می شوند. می توان دانشجویان را بر اساس رشته ها، سال ورود، شهر محل تولد و ... مرتب (sort) کرد. به دانشجویان، رشته ها و اساتید کد اختصاص داد و با این کدها و استفاده از توابع و ارتباط بین جداول همه اطلاعات را به سهولت سازمان دهی کرد، به طوری که هر تغییر به طور خودکار در همه کاربرگ ها اعمال شود و حالت نهایی را به دست آورد.
جداول و نمودارها
یکی از مهمترین و جذابترین قابلیت های نرم افزار اکسل، امکان تهیه جداول و نمودارهای بسیار متنوع از سلول های موجود در صفحه است و از طرفی نیاز به ارائه و نمایش داده ها به صورت های مختلف، همیشه یکی از دغدغه های افراد با مسئولیت های متفاوت است، به همین دلیل Excel اولین انتخاب در این زمینه است.
شما در EXCEL می توانید با استفاده از داده ی ستون ها و سطرها، انواع جداول را تشکیل داده و به سبک های مختلفی آن ها را سازماندهی کنید که بر چه اساس مرتب شوند یا با چه معیاری بعضی از داده ها نمایش داده شوند، برخی دیگر پنهان شوند و ..... نکته جالب اینکه اگر داده ها را تغییر دهید، جداول به صورت خودکار به روز می شوند.
علاوه بر جداول ، وجود تنوع زیادی از گراف ها، که در بیش از 15 دسته بندی مختلف قابل استفاده هستند، از محاسن کار با ایم عضو خانواده آفیس است.
.png)
ماکرونویسی
محیط صفحه گسترده ی اکسل با وجود تمام قابلیت ها و امکانات، محدودیت هایی نیز دارد که گاهی مانع پیشبرد یک مسئله خاص می شود. برای رفع این محدودیت، توسعه دهندگان excel از روش کدنویسی کمک گرفته اند. برای اینکار که اصطلاحا ماکرونویسی نامیده می شود از برنامه ویژوال بیسیک (Visual Basic) استفاده می شود. برنامه نویسی با ویژوال بیسیک به کاربران اجازه می دهد با اعمال نفوذ در صفحه گسترده، فعالیت هایی که با تکنیک های استاندارد غیرممکن است، را انجام دهند.
اکسل در پلتفرم های دیگر
نرم افزار EXCEL علاوه بر ویندوز در پلترفرم های دیگری نیز قابل دسترس است که کارایی آن برای افراد را بیش از پیش افزایش می دهد.
نسخه تلفن همراه این نرم افزار (Excel Mobile) یک برنامه صفحه گسترده است که می تواند فایل های با فرمت XLSXویرایش کند. این برنامه می تواند داده های سلول ها، فرمول های محاسباتی را ویرایش کند، در فضای برنامه داده ای را سرچ کند، ستون و سطرها را مرتب سازی و یا فیلتر کند، کامنت اضافه کند و نمودار ایجاد کند.
نرم افزار تحت وب، یک نسخه کم حجم از مایکروسافت اکسل است که مانند ورد و پاورپوینت، بعنوان بخشی از Office تحت وب، قابل دسترس است. این نسخه اکثر امکانات نسخه دسکتاپ را دارد.
پسورد گذاری
فایل های اکسل مانند سایر برنامه های کاربردی Microsoft Office قابل پسوردگذاری هستند. انواع پسوردگذاری های زیر می تواند مورد استفاده قرار گیرد:
- پسورد برای باز کردن یک سند
- پسورد برای ویرایش یک سند
- پسورد برای غیرفعال کردن حالت محافظت شده ی یک کاربرگ (worksheet)
- پسورد برای محافظت یک سند در حال اشتراک گذاری
نویسنده: ستاره دهقان، کارشناس دپارتمان مهندسی هوافضا گروه آموزشی پارس پژوهان
